By W każdym przedsiębiorstwie codziennie powstaje niezliczona ilość akt różnego typu. Znaczna ich część to dokumenty tymczasowe lub bieżące, które po spełnieniu swoich funkcji mogą z powodzeniem zostać zutylizowane. Inne muszą być przechowywane przez pewien czas, ściśle określony poszczególnymi ustawami, dopiero po upływie którego powinny trafić do niszczarki. Prawo nakazuje niszczyć dokumentację firmową tak, aby nie był możliwy ponowny dostęp do danych. W tym zakresie możliwe jest wygodne rozwiązanie, pozwalające skorzystać z usług firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty. Jako że sam proces niszczenia bywa żmudny, nie dziwi fakt, że polscy przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z usług firm outsourcingowych w tym zakresie. Jak w każdej branży, także i tutaj narosło kilka legend i mitów, dotyczących firm zajmujących się utylizacją dokumentów. Spróbujmy zatem zebrać i uszeregować fakty na temat profesjonalistów, rzucając nieco światła na to, czym się zajmują i w jaki sposób to robią.
Niszczenie zgodne z prawem i obowiązującymi normami
Zgodnie z prawem dokumentacja powinna być niszczona w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne odczytanie jej treści. Tyczy się to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i dokumentacji cyfrowej zapisywanej na elektronicznych nośnikach danych. Profesjonalne firmy gwarantują Ci prawidłowe i bezpieczne zniszczenie jednych i drugich, ale co z przepisami RODO, jeśli w grę wchodzi także dokumentacja z danymi osobowymi? Granice działania firm outsourcingowych z tej branży nie naruszają postanowień RODO, więc również z ich pomocą możesz niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe, a przy tym mieć pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z wymogami rozporządzenia. Istnieją również inne przepisy dotyczące prawidłowego niszczenia dokumentacji, jak np. respektowana w Polsce norma DIN 66399 określająca stopnie zniszczenia, klasy bezpieczeństwa i poziomy tajności poszczególnych rodzajów dokumentów. W dużej mierze to właśnie zagraniczna norma DIN 66399 określa formułę pracy firm utylizujących dokumenty, skrupulatnie wyznaczając zasady niszczenia, które muszą zostać spełnione.
Metoda niszczenia dokumentacji
W jaki sposób nasza dokumentacja lub nośniki danych są niszczone? Czy dokumenty są spalane, a dyski twarde roztapiane w kwasie? Oczywiście, że nie. Bilans zalet i wad poszczególnych metod utylizacji dokumentów jasno pokazuje, że najbardziej efektywnym sposobem niszczenia jest metoda mechaniczna. Pozwala ona osiągnąć wysokie wyniki (także przy dyskach twardych i innych nośnikach informacji) przy relatywnie niewielkim czasie pracy i kosztach niszczenia. I to właśnie z niszczenia mechanicznego, polegającego na wielokrotnym cięciu, rozdrabnianiu i sprasowywaniu dokumentów, korzystają firmy niszczące dokumenty. Metoda mechaniczna jest także jedyną, którą dopuszcza stosowana w Polsce norma DIN 66399.
Profesjonalista zniszczy wszystko
Może nie dokładnie wszystko, bo większość firm z branży utylizacji dokumentów nie wywiezie od Ciebie elektrośmieci, ale jeśli idzie o dokumentację, to powyższe stwierdzenie jest prawdziwe. Profesjonaliści niszczą kompleksowo, co oznacza, że zutylizują zarówno dokumenty papierowe, jak i te cyfrowe, zapisane na dyskach twardych, pamięciach USB, nośnikach optycznych czy kartach pamięci. W stwierdzeniu, że firma outsourcingowa niszczy wszystko, jest jeszcze jeden niuans. Profesjonalista zabierze od Ciebie dokumentację w takiej formie, w jakiej mu ją przekażesz. Oznacza to, że nie musisz jakoś specjalnie przygotowywać papierów przeznaczonych do zniszczenia. Pracownicy firmy zleceniowej zapakują do kontenerów kartony z dokumentami, segregatory, skoroszyty, teczki itd. Wszystko zostanie posortowane w niszczarni i zutylizowane w świetle prawa. Nie musisz więc dokładać sobie dodatkowej pracy.
Czas realizacji i miejsce usługi
W dużej mierze firmy tego typu charakteryzują się indywidualnym podejściem do klienta, niejednokrotnie wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom. Jeśli zależy Ci na stałej współpracy, możesz sporządzić stosowny grafik, według którego Twoje dokumenty będą cyklicznie odbierane, a następnie niszczone przez zleceniobiorcę (możesz również zaopatrzyć się w szafki RODO pozwalające na cykliczne niszczenie dokumentacji bieżącej). Niektóre z firm profesjonalnie niszczących dokumenty posiadają w swojej ofercie usługę mobilnego niszczenia dokumentów polegającą na niszczeniu wskazanych dokumentów w siedzibie Twojej firmy. Jednakże większość z nich niszczy dokumenty na terenie własnego zakładu, często strzeżonego i monitorowanego, gdzie znajdują się specjalistyczne, przemysłowe urządzenia niszczące.
Comments