Niszczenie dokumentów niejawnych – jak powinno przebiegać?

Dokumenty zawierające informacje niejawne muszą być przez firmy traktowane ze szczególną ostrożnością. Tyczy się to nie tylko ich przechowywania i udostępniania, ale też niszczenia. Wskazują na to zresztą obowiązujące przepisy, a więc ustawy o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych. Jak według nich powinien przebiegać proces niszczenia tego typu dokumentów?

Dokumenty niejawne – co to jest?

 Zanim jednak przejdziemy do wspomnianych zasad, wypada wyjaśnić, czym jest dokument niejawny. Zgodnie z prawem, jest to dokument oznaczony właściwą klauzulą tajności, ustaloną według europejskiej normy DIN 66399. W związku z tym podlega on szczególnej ochronie.

Należy w tym miejscu podkreślić, że może on przyjmować różna postać, nie tylko papierową. Te same przepisy mają zastosowanie dla zdjęć, materiałów audio, a także plików znajdujących się na dyskach twardych. Warto o tym pamiętać podczas planowania procesu niszczenia takich nośników.

Jaka niszczarka do dokumentów niejawnych?

 Jeżeli firma zamierzasz niszczyć dokumenty niejawne na własną rękę, musi robić to przy użyciu właściwych sprzętów, a więc niszczarek. W ich przypadku najważniejszy kryterium wyboru są wspomniane klasy tajności – jest ich 5.

Pierwsza z nich dotyczy ogólne korespondencji, druga korespondencji wewnętrznej, klasa trzecia materiałów poufnych, czwarta materiałów tajnych, natomiast klasa piąta, najwyższa, obowiązuje dla materiałów ściśle tajnych. Do tego dochodzą jeszcze poziomy bezpieczeństwa – od P-1 do P-7. Warto o tym pamiętać podczas poszukiwania właściwego sprzętu.

Profesjonalne niszczenie dokumentów niejawnych

 Biorąc pod uwagę przepisy, jak również ewentualne kary za ich złamanie, dużo bezpieczniejsze wydaje się zlecenie niszczenia dokumentów niejawnych zewnętrznych, wyspecjalizowanym podmiotom, które przeprowadzą cały proces od początku do końca. Jak powinno wyglądać mobilne niszczenie dokumentów?

1. Pierwszy etap polega na wydzieleniu nośników zawierających informacje niejawne, a także ich zabezpieczeniu. Zwykle odbywa się to przy użyciu specjalnych worków bądź pojemników, które zostają odpowiednio zaplombowane. Wszystko po to, aby uniknąć sytuacji, w której to dostęp do nich uzyska niepowołana osoba.
2.  Dokumenty odbiera wynajęty podmiot. Dzieje się to z wykorzystaniem właściwie dopasowanych i zabezpieczonych pojazdów, które przewożą nośniki do zamkniętej niszczarni.
3.  To tam dochodzi do zniszczenia dokumentów, oczywiście przy pomocy certyfikowanych urządzeń, kompatybilnych ze wskazaną klasą tajności. Gdy nośniki zostaną zniszczone, dochodzi do ich utylizacji.
4.  Warto w tym miejscu podkreślić, że całe przedsięwzięcie – od momentu odebrania, aż do zniszczenia dokumentów – jest nagrywane. Co więcej, wiele firm pozwala firmom zlecającym tego typu usługi wyznaczyć obserwatora, który będzie sprawował nad wszystkim pieczę. Stanowi to dodatkowe zabezpieczenie. Oczywiście po skończonej pracy wystawiany jest certyfikat niszczenia, do którego dołączona zostaje kopia nagrania.

Choć powyższy proces może wydać się dość skomplikowany, jest niezbędny dla zachowania odpowiedniego poziomu ochrony informacji niejawnych. Niezależnie od tego, czy występują one w formie papierowej, czy może na innych nośnikach.

Między innymi właśnie dlatego tak ważna okazuje się współpraca z właściwym podmiotem. Firmą, która ma doświadczenie w niszczeniu dokumentów niejawnych. Biorąc to pod uwagę, przed podjęciem decyzji o podpisaniu umowy warto dokładnie zapoznać się z ofertami przynajmniej kilku firm. Wszystko po to, aby na koniec wybrać tę najlepszą.

Pomocna w tym okaże się na pewno analiza sposobu przeprowadzanie tego typu usług, jak również opinii opublikowanych przez innych klientów. Często dzielą się oni swoimi doświadczeniami ze współpracy z wybranymi podmiotami, co oznacza, że o ewentualnych nieprawidłowościach dowiesz się jeszcze przed dokonaniem ostatecznego wyboru.

źródło: ESSI niszczenie dokumentów